Il processo di transizione digitale delle aziende italiane è reso possibile anche grazie all’ausilio delle stampanti multifunzione.
Grazie alle caratteristiche funzioni di stampa, scansione, fotocopia e fax, le stampanti multifunzione aiutano le aziende e le pubbliche amministrazioni nella transizione digitale passando da documenti dal formato fisico a quello a quello, appunto, digitale.
Più del 30% delle PMI in Italia fa ancora uso di un archivio cartaceo. In determinati ambiti, l’archivio fisico è effettivamente indispensabile, quando non obbligatorio per legge.
Spesso, tuttavia, l’archivio cartaceo sopravvive per pura abitudine e genera un enorme spreco di tempo e spazio, senza contare l’aspetto ecologico.
L’archivio cartaceo, inoltre, è potenzialmente pericoloso, costoso e altamente inquinante. Perché?
- Spesso è complicato trovare in tempi brevi i documenti negli archivi fisici,
- Ogni azienda ha un sistema di catalogazione diverso,
- I documenti corrono il rischio di essere persi o trafugati,
- Pericolo di incendio
- Stampa: la catalogazione e ricerca di documenti cartacei sono operazioni che portano via molto tempo ai dipendenti.
Molte aziende, oggi, hanno come obiettivo quello di ottimizzare tempi e risorse. Le stampanti multifunzione utilizzate in modo smart e gli archivi digitali sono degli ottimi modi per farlo.
La transizione digitale delle aziende attraverso l’uso intelligente delle stampanti multifunzione.
Il primo aspetto riguarda la dematerializzazione dei documenti fisici, ovvero la loro scansione e trasformazione in formato digitale.
La conservazione diventa così molto più agevole: i documenti possono essere ricercati in modo facile e veloce tramite filtri di ricerca ed esclusivamente dal personale autorizzato, anche quando si tratta di documenti molto vecchi.
Ormai, i documenti digitali sostituiscono gli originali anche a livello legale, pensiamo, ad esempio, alla fattura elettronica.
Facciamo chiarezza su alcuni aspetti:
Per conservazione sostitutiva si intende il processo di validazione e certificazione ad opera del Responsabile della Conservazione per i documenti cartacei ufficiali, in modo da acquisire pari status anche in formato digitale.
Per “digitalizzazione” invece, si intende la semplice conservazione e il trasferimento dei dati di documenti già nati in formato digitale per vie esclusivamente digitali.
Perché una PMI dovrebbe digitalizzare il proprio archivio documentale?
Risparmio di tempo
I documenti possono essere conservati in cartelle condivise, senza dispendio di movimento dei dipendenti da un ufficio all’altro.
Risparmio di denaro
Sicurezza dei dati
Razionalizzazione del lavoro e ottimizzazione dell’efficienza
Aumento della sicurezza da furti o consultazioni non autorizzate
Fatturazione e altri documenti fiscali
Dal 1° gennaio 2019 è diventata obbligatoria la conservazione digitale delle fatture. Il nostro consiglio è quello di digitalizzare anche le fatture precedenti, in modo da poterle consultare ed inviare più agevolmente e dei documenti come quelli di trasporto, di pagamento come gli F24 e quelli contabili.
Da oltre 50 anni Office OnLine affianca i propri clienti nell’office automazioni proponendo il noleggio di stampanti multifunzione, con contratti su misura un servizio di assistenza altamente specializzato ad opera di esperti del settore. Contattaci per un preventivo o consulenza gratuita.
